Siri Pengurusan 2 : Pengendalian Mesyuarat Yang Berkesan

Kegagalan dalam mengendalikan mesyuarat dengan berkesan akan memberikan impak negatif yang sangat besar. Kegagalan tersebut sekaligus mencerminkan bahawa pengurusan Islam lemah.
 
Hal ini demikian, organisasi tidak akan lari daripada sistem bermesyuarat lebih-lebih lagi apabila disebut sebagai organisasi Islam yang meletakkan bahawa sistem mesyuarat merupakan kaedah dalam mendapatkan keputusan yang paling baik.
 
Justeru, seorang muslim apatah lagi penggerak organisasi Islam mestilah mereka yang mampu membawa sistem mesyuarat atau perbincangan dalam setiap perkara.
 
Oleh kerana itu , setiap individu adalah ketua dan ia bertanggungjawab ke atas apa yang dipimpin olehnya, bermula dengan kelompok yang kecil iaitu keluarga sehingga sebesar-besar kelompok iaitu pentadbiran negara
 
Seni dalam membawa sistem bermesyuarat adalah melihat kepada mesyuarat tersebut. Dalam siri pengurusan ini, tidak difokuskan kepada mesyuarat yang lebih kepada konsep perbincangan semata-mata akan tetapi kepada sistem mesyuarat yang melibatkan pengurusan serta pentadbiran. Atau dengan erti kata yang lebih dekat ialah sistem mesyuarat bagi sesebuah organisasi bagi satu  kepimpinan.
 
Bagi memastikan sistem mesyuarat yang berkesan, beberapa faktor penting perlu dilihat dan ditekankan iaitu :-
 
- Makluman awal mengenai agenda perbincangan
 
Antara faktor utama mengapa mesyuarat menjadi lesu atau membincangkan agenda secara tidak fokus ialah tiada makluman awal mengenai agenda perbincangan kepada ahli mesyuarat. Hal ini akan menyebabkan ahli mesyuarat terpinga-pinga dalam perbincangan yang dilakukan atau tersasar dari topik perbincang kerana tiada pengkajian dan pengumpulan maklumat berkenaan perbincangan yang tidak lengkap.
 
Kepentingan makluman awal adalah untuk memberikan gambaran awal kepada ahli mesyuarat dalam mendapatkan maklumat tambahan untuk sesuatu perbincangan. Sebab itu, dalam siri pengurusan 1, telah diterangkan jadual bagi mesyuarat, maka setiap satu mesyuarat yang disusun ada agenda tersendiri.
 
Justeru, bagi memastikan mesyuarat yang terbaik dan mampu menghasilkan perbincangan yang matang, maka peranan Setiausaha adalah memastikan ahli mesyuarat mendapat makluman awal serta mengingatkan agar bersiap sedia untuk melibatkan diri dalam setiap agenda yang dibincangkan.
 
- Update gerak kerja terhadap hal-hal tertangguh sebelum mesyuarat
 
Mesyuarat bukanlah medan 'menyumbat' semua perkara sehingga menjadikan mesyuarat bagai pertemuan kenalan. Bahkan gerak kerja mesyuarat bukan hanya untuk diperbincangkan di dalam setiap mesyuarat. Kesilapan bagi sesebuah organisasi adalah menjadikan waktu mesyuarat sahaja medan untuk segala perbincangan.
 
Bahkan organisasi yang terbaik ialah menjadikan setiap ruang waktu adalah perbincangan dan menetapkan mesyuarat sebagai medan perbincangan yang berbentuk 'agenda'. 
 
Hal ini demikian kerana, kerja-kerja tertangguh yang dibincangkan dalam mesyuarat yang sebelumnya tidak dikemaskini akan gerak kerja untuk diselesaikan mengikut tempoh yang diberikan sehingga menyebabkan permulaan mesyuarat baru yang dijalankan bermula dengan suasana yang tepu serta suram disebabkan membincangkan serta muhasabah yang cukup panjang berkenaan gerak kerja yang tertangguh.
 
Justeru, bagi memastikan gerak kerja yang terbaik, setiap gerak kerja yang tertangguh mestilah sentiasa di'update' penyelesaian sebelum mesyuarat dijalankan. Kesilapan tidak memastikan gerak kerja tertangguh diselesaikan atau digerakkan akan menyebabkan suasana mesyuarat terganggu dan juga membuang masa.
 
- Laporan mesyuarat secara bertulis
 
Kepentingan laporan secara bertulis adalah untuk memastikan setiap perbincangan dalam mesyuarat lepas tidak terlepas pandang supaya ia tidak mengganggu perancangan yang akan dibuat serta menyelesaikan masalah lama yang tidak selesai
 
Mesyuarat tanpa laporan mesyuarat yang lepas secara bertulis akan menyebabkan kadang-kadang sesuatu mesyuarat tersebut dibincangkan secara 2 kali dan yang paling bermasalah apabila keputusan baru menyanggahi keputusan yang lama tanpa tahu apa sebabnya.
 
Justeru, Laporan mesyuarat yang dibentangkan adalah untuk mengimbas kembali gerak kerja yang dibincangkan dalam mesyuarat lalu serta memastikan tiada pertimbunan masalah yang tidak selesai
 
Selain itu, laporan mesyuarat mestilah diberikan secara bertulis agar setiap ahli mesyuarat dapat fokus serta gambaran penuh. Secara tidak langsung, permulaan mesyuarat apabila dibentangkan dengan minit mesyuarat secara bertulis akan membangkitkan semangat ahli mesyuarat dengan 'warming up' terhadap laporan yang lepas
 
Laporan mesyuarat yang hanya dibentangkan secara lisan tanpa bertulis selalu menyebabkan ahli mesyuarat tidak dapat fokus gambaran perbincangan yang lalu. Hasilnya, gerak kerja lepas yang diperbincangkan selama berjam-jam tidak diendahkan bagaikan ia bukanlah suatu perkara yang penting.
 
- Perbincangan secara berdraf
 
Perbincangan merupakan matlamat mesyuarat. Perbincangan adalah melibatkan 2 hala atau lebih, bukan hanya 1 pihak yang berbicara. Justeru, dalam setiap agenda yang dibawa untuk diperbincangkan, agenda tersebut mestilah dibentangkan untuk diperbincangkan bukannya dibentangkan sebagai makluman semata-mata.
 
Maksudnya sekiranya sesuatu agenda yang dibentangkan sekadar untuk makluman, maka ia boleh dimaklumkan dengan hanya berbentuk lisan, ia sudah memadai
 
Namun tidak bagi agenda yang ingin dibincang. Justeru, perkara yang dibawa bincang sebaiknya dilakar atau didrafkan sebagai kertas kerja untuk tatapan umum ahli mesyuarat agar mereka dapat menyoal, kaji dan mempertikaikan setiap idea yang dibawa bagi menilai baik buruk serta mampu atau tidak.
 
Perbincangan secara lisan merupakan perbincangan yang terawang-awang kerana ahli mesyuarat tidak fokus, dan kemungkinan menggambarkan lain tidak seperti apa yang dibentangkan secara lisan oleh ahli mesyuarat yang membawa agenda tersebut
 
Sebagai organisasi yang besar, perbincangan secara berdraf perlu diperkasakan. Hal ini demikian kerana berbeza dengan konsep 'mesyuarat' di kedai kopi, yang hanya berbicara serta berbincang tanpa ada sebarang draf cadangan serta gambaran idea secara bertulis. Dengan erti kata yang mudah, perbincangan yang dibawa tanpa draf menunjukkan ahli mesyuarat yang membawa bincang perkara tersebut tidak menguasai sepenuhnya ke atas perkara yang ingin dibawa bincang
 
- Tepati masa mesyuarat
 
Mesyuarat yang tidak menjaga masa akan menyebabkan 'mood' perbincangan jemu atau tepu. Masyarakat yang sepatutnya bermula pada jam sekian namun bermula lewat akan menjejaskan suasana perbincangan yang bakal berlangsung.
 
Disebabkan itu, antara contoh koprat perniagaan yang terkenal iaitu Donald Trump selalu menyebut kepada pekerjanya mengenai masa iaitu "Time is money" yang bermaksud masa adalah duit.
 
Ia dijadikan sebagai motovasi kepada dirinya dan ahli pekerja bahawa betapa pentingnya setiap detik yang berlalu dengan sia-sia. Hal ini demikian bagi orang yang betul-betul sibuk pastinya penyusunan masa amat penting. Akibat penjagaan masa yang tidak betul akan menyebabkan gerak kerja lain terbeban
 
Bahkan masa sentiasa menjadi perkara yang dimuhasabahkan di setiap tempat khususnya negara-negara yang majoriti penududknya umat Islam. Sikap sambil lewa terhadap masa menjejaskan kemajuan, dan ini dijadikan bukti oleh pihak musuh
 
Justeru, bagi memastikan mesyuarat berlangsung dengan baik, pastikan waktu mesyuarat ditetapi dan dijaga. Bahkan penjagaan masa di dalam mesyuarat bukan sahaja ketika permulaan mseyuarat akan tetapi tanggungjawab pengerusi mesyuarat juga mesti bijak dalam mengawal masa perbincangan bagi satu-satu topik agar ia tidak meleret.
 
Hal ini demikian, kebiasaan perkara yang dibincangkan secara panjang lebar, hujah yang sama akan diulang kembali sebagai pengukuhan
 
 
Disediakan oleh :
Jabatan Setiausaha Agung (JSUA)
Persekutuan Melayu Republik Arab Mesir
PMRAM 2011
 
Sumber : PMRAM

Comments

Popular posts from this blog

Kebaikan Dan Keburukan Teknologi Moden

FAKTOR PENGANGGURAN DI MALAYSIA

SEJARAH HARI MALAYSIA 16 SEPTEMBER 1963