Siri Pengurusan 1 : Pengendalian Mesyuarat Yang Berkesan
Organisasi yang hebat merupakan hasil daripada perbincangan mesyuarat yang berkualiti. Mesyuarat yang tidak mendatangkan sebarang hasil akan menyebabkan organisasi yang dipandu akan kelam kabut.
Mesyuarat ini merupakan satu sunnah yang diamalkan oleh Nabi SAW serta para sahabat RA sejak dahulu lagi. Ia adalah bagi membolehkan percambahan idea serta perancangan yang matang dapat dihasilkan bersama.
Mesyuarat juga menandakan bahawa sesuatu gerak kerja itu dilakukan dengan bersungguh, tersusun dan rapi.
Dalam konteks urusan dunia, Nabi SAW banyak berbincang dengan para sahabat dalam sesuatu perkara seperti kondisi pejuang Islam ketika peperangan Uhud, adakah posisi mereka bertahan di dalam Madinah atau keluar berperang di luar kawasan Madinah?
Dalam peperangan Khandak, Nabi SAW bermesyuarat dengan para sahabat RA mengenai taktik peperangan, hasilnya pandangan yang dibawa oleh Salman AL-Farisi diterima iaitu menggali parit di sekeliling Madinah untuk menyekat kemaraan tentera musuh dari memasuki Madinah.
Nabi SAW juga bertanyakan pandangan Abu Bakar As-Siddiq dan Umar Al-Khattab berkenaan tawanan perang Badar, mengenai hukuman yang selayaknya untuk dikenakan.
Urusan bermesyuarat menjadi warisan penting di dalam Islam bagi memastikan setiap agenda Islam dan gerak kerja tersusun dengan rapi.
Kepentingan bermesyuarat adalah:-
Mendapatkan pandangan umum
Hal ini demikian kerana, manusia secara individu tidak mampu memikirkan suatu keputusan untuk keperluan umum. Ini kerana akal manusia adalah terbatas. Untuk mendapatkan keputusan bagi keperluan umum, maka ia mestilah datang daripada pandangan secara umum bukan individu. Pandangan secara umum adakan membawa kehendak yang pelbagai dari setiap sudut, manakala pandangan secara individu pula menggambarkan kehendak dari satu sudut sahaja.
Justeru, apabila membicarakan keputusan yang melibatkan umum, maka tidak dapat tidak ia mestilah datang daripada pandangan yang melibatkan pelbagai pihak.
Mematangkan perbincangan
Mesyuarat adalah berbeza dengan taklimat atau pengumuman. Mesyuarat adalah berkonsepkan 2 hala atau lebih. Justeru, mesyuarat menjadi medan perbahasan serta perbincangan ke atas setiap idea yang dikeluarkan. Untuk memastikan keputusan yang matang, pertanyaan ke atas setiap perkara adalah mesti.
Hal ini demikian kerana setiap perkara yang ditanya atau timbul persoalan mestilah diselesaikan dengan perancangan. Perancangan yang menyeluruh sahaja akan dapat menyelesaikan persoalan yang timbul. Selagimana, tiada penyelesaian bagi sesuatu perkara, maka keputusan yang diputusakan adalah tidak matang.
Melihat persediaan tenaga kerja
Keputusan secara individu sudah pasti akan menimbul banyak kekurangan. Antaranya tidak tahu bagaimana persediaan bagi tenaga kerja yang mahu digerakkan bagi melaksanakan keputusan yang dibuat. Persediaan tenaga kerja merupakan antara perkara penting bagi merencanakan perancangan.
Tenaga kerja yang bermasalah akan merencatkan perancangan dan kemungkinan perancangan yang dibuat akan gagal. Justeru, mesyuarat menjadi tempat untuk melihat persediaan dari sudut tenaga kerja. Hal ini demikian kerana, kebarangkalian pandangan secara individu dalam melihat aspek tenaga kerja adalah sedikit.
Mendapat keberkatan daripada Allah
Bagi organisasi yang berteraskan Islam, maka ia berbeza dengan organisasi yang bukan meletakkan Islam sebagai matlamat. Jadi, mesyuarat yang dilakukan adalah untuk keberkatan daripada Allah, kerana bermesyuarat adalah suruhan Allah dan Nabi SAW juga memesan bahawa Allah bersama-sama dengan mereka yang melaksanakan kerja secara berjemaah. Bahkan dalam satu hadis Nabi SAW, disebut bahawa :
"Keputusan berjemaah walaupun ianya keruh adalah 1000 kali lebih baik daripada keputusan secara individu walaupun ia jerih"
Hadis di atas menunjuk betapa peri pentingnya keputusan yang hasil daripada pandangan secara berjemaah daripada secara individu.
Demikian adalah beberapa kepentingan bermesyuarat, bagi meyakinkan bahawa sesuatu keputusan yang diputuskan oleh sesebuah organisasi mestilah melalui mesyuarat. Amat pelik jika, ada di kalangan mereka yang membawa agenda Islam, namun tidak menjadikan mesyuarat sebagai tempat menghasilkan keputusan.
Disebabkan itu, sistem mesyuarat menjadi satu kewajipan bagi setiap organisasi atau gerakan Islam. Mana-mana yang tidak bermesyuarat maka sudah tentu ia sudah lari daripada sistem pengurusan Islam.
Masakan tidak kita mesti bermesyuarat, sedangkan Nabi SAW juga mengambil pandanga para sahabat RA dalam sesuatu perkara serta berbincang bagi setiap kali ingin mendapatkan keputusan yang matang.
Mesyuarat merupakan persoalan utama bagi menilai kehebatan sesuatu organisasi. Hal ini demikian kerana, mesyuarat menjadi rutin bagi organisasi. Penyusunan jadual bermesyuarat secara baik akan memastikan pergerakan organisasi sentiasa baik.
Mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai jadual mesyuarat yang tersusun.
Mesyuarat yang terlalu kerap akan menyebabkan pergerakan organisasi kucar kacir dan tidak sempat melaksanakan agenda bagi keputusan yang diputuskan pada mesyuarat yang lepas.
Jarak antara mesyuarat dengan mesyuarat yang akan datang sekiranya terlalu lama, maka akan membebankan organisasi kerana kerja akan menjadi bertimbun seterusnya membebankan. Bahkan sekiranya terlalu lama, ia menunjukkan bahawa tiada agenda baru yang dicetuskan oleh organisasi tersebut.
Justeru, penyusunan jadual bagi mesyuarat amatlah penting. Antara penyusunan yang boleh dilakukan ialah :
- mesyuarat pusat / induk
- mesyuarat penyelasaran gerak kerja
- mesyuarat perancangan tindakan
- mesyuarat mingguan serta bulanan
- mesyuarat tergempar
Setiap mesyuarat yang dinyatakan di atas mempunyai agenda yang berbeza dan berlainan. Hal ini demikian pembahagian mesyuarat mengikut jadual adalah bagi meringan perbincanga dalam satu-satu mesyuarat supaya tidak menyebabkan idea yang tepu atau lemau. Maka penyusunan agenda bagi setiap mesyuarat adalah berdasarkan kepada kebijaksanaan pengerusi mesyuarat yang akan mengendalikan mesyuarat tersebut
Disediakan oleh
Jabatan Setiausaha Agung (JSUA)
Persekutuan Melayu Republik Arab Mesir
PMRAM 2011
Sumber : PMRAM
Comments